Afgelopen week kreeg ik een telefoontje: “Floor, je moet mij echt even helpen. Ik word helemaal gek. Hoe houd jij nou het overzicht als je heel veel verschillende dingen moet doen?” Een vriendin van me belde mij op om haar hart te luchten en voor een paar broodnodige planning tips.

Dit gesprek inspireerde mij om deze blog te schrijven. Een blog over doelgericht plannen voor meer resultaat. Hoe je van denken naar doen gaat. Plus als bonus een lijst met super handige planning tools die ik zelf ook gebruik.

 

Doelgericht plannen voor meer resultaat

Ik weet als geen ander dat – als je heel veel ideeën hebt en bergen werk – het cruciaal is om heel goed te plannen. Bof ik even dat ik 4 jaar Europees Planning manager ben geweest en dus alles over plannen weet.

Daarnaast ben ik dol op efficiënte, gebruikersvriendelijke en MOOIE tools. Want het oog wil ook wat! Zo help ik mijn klanten met het maken van:

• content planningen/ kalenders voor hun blog, social media en nieuwsbrieven
• visuele business plannen, speciaal voor visueel ingestelde types (zoals ik), oftewel een persoonlijk master plan voor hun bizz & life

Ik geef toe: I love to plan. Yup, nerd alert!

Ik vind het zo leuk, omdat het behalen van mijn planning doelen, zoooo ontzettend lekker is. Het geeft een kick! En het gaat natuurlijk om het resultaat dat je wilt behalen. Niet het maken van de perfecte planning., want die bestaat niet.

“Een planning is er om aanpast te worden” grapte ik vroeger altijd met mijn collega’s 😉

Even terug naar mijn gesprek met mijn vriendin en haar hamvraag:

“Hoe voorkom ik dat ik het overzicht verlies, hierdoor voor mijn gevoel niks gedaan krijg en eigenlijk alleen nog maar méér stress krijg?”

Het eerste antwoord dat in mij opkwam was: “Wat is het doel/resultaat van jouw werkzaamheden?”

En daarna woorden als clusteren, doe één ding tegelijk, stop met uitstellen en get yourself some TOOLS honey!

Let’s dive into the world of planning for results…

1. Het nut van clusteren binnen je planning

Probeer hetzelfde type taken – zoals bloggen, social media, e-mail, administratie – op één dag te clusteren. Waarom?

• Jouw hersenen vinden dit fijn
• Je werkt sneller
• Je bent geconcentreerder
• Je houdt het overzicht
• Je kunt vooruit werken

Zo kun je van 12 losse taakjes ook 5 to-do’s maken. Zo’n korter lijstje voelt simpelweg stukken beter, kijk maar.

To do lijst versie 1:

1. 

   clusteren verkort jouw to do lijst aanzienlijk

   Blog schrijven

2. Blog beeld zoeken
3. Blog online zetten
4. Mailing schrijven
5. Mailing versturen
6. Klant 1 beantwoorden
7. Klant 2 beantwoorden
8. Kinderen ophalen
9. Boodschappen doen
10. Koken
11. Was draaien
12. Pinnen (oppas/andere hulp)

To do lijst versie 2:

1. Blog schrijven en online zetten, beeld zoeken en publiceren
2. Mailing schrijven en versturen
3. Klanten beantwoorden
4. Boodschappen doen en pinnen (oppas/andere hulp)
5. Kinderen halen, was aanzetten en koken

Nu is het nog steeds een takenlijstje zonder hoger doel. Waar dragen deze taken nu aan bij?

 

 

Variant 3: Doelgerichte to do lijst.

1. Blog schrijven en online zetten, beeld zoeken en publiceren -> online zichtbaarheid, expert status, acquisitie, inspireren
2. Mailing schrijven en versturen -> zichtbaarheid voor bestaande abonnees (klanten, prospects, ambassadeurs, partners etc.)
3. Klantvragen snel en accuraat beantwoorden -> klanten behouden door goede customer service
4. Boodschappen doen en pinnen (oppas/andere hulp) -> huishouden runnen
5. Kinderen halen, was aanzetten en koken -> goede ouder zijn & goed voor huis, gezin en jezelf zorgen

Als je er zo naar kijkt, dan wordt zo’n losse taak opeens onderdeel van iets groteres. Van iets betekenisvoller.

En dat voelt goed. En dat werkt motiverend!

2. Werk aan één ding tegelijk

Jaja, je kunt meer dingen tegelijk. Maar je hoofd niet!! Multitasking tast je hersenen zelfs aan, maakt je minder sociaal en minder creatief.

Je wordt minder effectief, en als je het altijd doet wordt je IQ zelf lager: Multitasken is als Marihuana voor je hersenen..trouwens echt een top titel 😉

Werk dus aan 1 ‘cluster’ tegelijk. En zet social media en e-mail – en als het kan ook je telefoon – uit, zodat je niet steeds afgeleid wordt

Tips:

• Blok vaste momenten per dag om je e-mail te checken.
• Reserveer een vaste dag om blogs en/of social media content te schrijven. Vooruit werken geeft rust.
• Zet je telefoon op vliegtuigmodus
• Neem regelmatig een pauze. Put jezelf niet uit.
• Maak aan het einde van jouw werkdag alvast de planning voor de volgende dag. Dan kun je s ‘morgens vroeg direct van start.

3. Stop met uitstellen

Ooooh, uitstellen…ik weet er alles van. Als ik iets uitstel, dan komt dat vaak door iets anders dat mij dwarszit. Iets dat mij tegenhoudt.

En dat ‘iets’ is vaak ‘angst’ of ‘vervelende gedachten’, je kent ze wel:

• “Ik kan dit niet…alleen”
• “Waar begin ik??”
• “Hoe doe ik dat?”
• “Het is nog niet goed genoeg…”
• “Wie ben ik nou?”
• “Wat als mensen het stom vinden?”

Maar hoe los je dit nou op? Want in je hoofd blijven zitten levert je niks op, behalve stressssssss.

Het antwoord is helderheid en actie.

10 tips om van denken naar doen te gaan én in actie te komen

1. Denk in doelen die je wilt behalen, niet in taken die je moet doen. Zo word een taak een stuk betekenisvoller en ben jij intrinsiek gemotiveerd.
2. Bedenk wat het behalen van jouw doel jou oplevert; in voldoening, geld, energie, zichtbaarheid, mogelijkheden, meer tijd voor jouw gezin, vrienden en hobby’s.
3. Maak een planning: bepaal hoeveel tijd je eraan mag besteden en wanneer het af moet zijn.
4. Sta open voor veranderingen. Jouw planning is een hulpmiddel, niet het doel. Misschien ontdek je wel een betere manier om jouw doel te bereiken.
5. Bedenk “Wat houdt mij tegen?” Het antwoord werkt in 99% van de gevallen verlossend.
6. Stel jezelf de vraag: “Moet ik dit nu doen of kan het ook later?”
7. Plan ruim genoeg, bouw 20% marge in, zodat je tegenvallers of tussendoor komende telefoontjes kunt opvangen.
8. Maak de stappen zichtbaar: schrijf alle tussenstappen op en zet er een afvinkbaar hokje voor. Elk hokje is een zichtbare stap binnen het proces naar het bereiken van jouw einddoel.
9. Vertel anderen over jouw to-do en planning. Dit is een heel goede stok achter de deur!
10. Beloon jezelf met een kadootje als je een taak hebt afgerond. Een kop koffie of thee, een inspirerend Youtube filmpje of een paar minuten pauze.

De voordelen van plannen

Vind jij plannen niet leuk, of zie je het nut er niet van in? I love to plan, want:

• Plannen geeft overzicht.
• Plannen geeft focus. Je werkt ergens naartoe.
• Planning geeft rust: je weet dat je aan de juiste taak werkt.
• Plannen geeft mentale ruimte: je hoeft het niet allemaal meer te onthouden.
• Jouw planning voltooien brengt jouw een stap dichter bij jouw doel. Dit geeft voldoening.

“Ik geloof erin dat de juiste planning + actie jouw leven kan veranderen. Want je kunt jouw dromen alleen waarmaken als je actie onderneemt”.

Net als die vriendin die mij belde. Zij wil een succes van haar nieuwe baan maken. En ze is bereid daar alles voor te doen. En ook dingen voor te laten.

Plannen is de 1e stap richting doen

Hetzelfde geldt voor content planning (blog & content kalender). Dit kan als een zware taak voelen. En het wordt een ding dat je maar voor je uit blijft schuiven. Want het is niet urgent. En blijkbaar vind je het niet zo belangrijk om online goed zichtbaar te zijn.

“Oooh, ik moet nog steeds mijn content kalender opstellen”

Misschien ook omdat je niet weet hoe je het moet doen of gewoon geen tijd hebt – of maakt.

Als je kijkt naar wat een planning jou oplevert, dan ga je ook heel anders naar plannen kijken. Zo is jouw content planning de basis die jou helpt om jouw online doelen te bereiken.

Denk aan een doel als ‘ONLINE BETER ZICHTBAAR ZIJN’, zodat je meer spontane aanvragen krijgt van:

• potentiële klanten,
• potentiële partners om mee samen te werken,
• online platforms zoals TedX die gastsprekers- en/of bloggers zoeken,
• bedrijven die een coach, trainer of adviseur zoeken

En als je een andere baan zoekt, is online zichtbaar zijn via LinkedIn, hét middel om door recruiters gevonden te worden. En jij kunt ervoor zorgen dat het precies die baan is, die jij wilt!

To conclude: al maak je nog zo’n mooie planning. Het gaat om het DOEN!

DOEN met het HOGERE DOEL voor ogen.

Dus aan de slag!

[Tweet “Geen Planning, Geen Actie, Geen Impact”]

Praktische planning tools om meer resultaat te boeken

Trello: ideale webtool en app om al jouw taken, projectplanningen, ideeeen en blogonderwerpen overzichtelijk in te bewaren.

De Productivity Wizard app is een app die jou helpt om jouw doelen te bepalen en te behalen.

iMission is een compacte en fun app van Remco Claassen die jou helpt bij “het ontdekken van jouw drijfveren, een persoonlijk mission statement en congruente leefregels en doelen”. Handige app, voordat je een gedetailleerde planning gaat maken.

Handige (gratis) uit te printen planning pagina’s:

Tuxx

Passion Planner  (gespot via Facebook, thank you Ginny)

 

Wat helpt jou om jouw doelen te behalen?

Reageer onder deze blog, Ik ben benieuwd naar jouw tips & tools. 😀

 

P.S. Donderdag 4 december lanceer ik een gratis video over hoe je Effectieve Content Kalender maakt. Ik laat je zien hoe je een overzichtelijke, visuele content kalender maakt die je je altijd en overal kunt inzien en aanpassen. Met als resultaat: meer overzicht, zichtbaarheid en resultaat!

Mis het niet: meld je aan om een mailtje te krijgen als de video klaarstaat 🙂

Tijdens het schrijven van deze blog luisterde ik naar Shine van Booty Luv en de golden oldy Do You See the Light van Snap.

P.P.S. Een paar dagen later sprak ik mijn vriendin weer en vroeg hoe het ging. Het was nog steeds druk, maar een stuk overzichtelijker 😀